La personalización del viaje en la empresa ayuda a ahorrar costes

MADRID.- Si una empresa queire ahorrar en los desplazamientos de sus empleados debe personalizar los servicios que ofrece a los mismos. Esto es lo que afirma un reciente estudio de Carlson Wagonlit Travel (CWT), firma especializada en la gestión de viajes de negocios. Además, este enfoque personalizado puede hacer que exista un conocimiento más claro de las necesidades de los viajeros.

El estudio resalta los beneficios que se generan con las herramientas de reserva online cuando la implementación se hace de manera personalizada en cada empresa. Así, los gestores de viajes encuestados estimaron que los precios de los billetes son un 7% de media más baratos cuando se reservan online. A pesar de esto, las empresas deben tener en cuenta que las reservas online son menos eficientes y más caras cuando se realizan transacciones de solicitudes o errores que no pueden ser gestionados de forma automática.

Por otro lado, las compañías han de encontrar un equilibrio entre ahorros y objetivos del programa de viajes y necesidades de los viajeros. Los principales tipos de configuración (on-site service, full-service, standardized y multinational service centers) responden a diferentes prioridades. Al cambiar de configuración, los gestores de viajes han de tener en cuenta criterios tales como el contenido local y el servicio de apoyo y la habilidad de sus empresas para gestionar los cambios.

Algo que aumentará la productividad de los empleados son los servicios que se les ofrezcan en el viaje. El informe de CWT se centra en los beneficios de siete servicios y en cómo las empresas pueden sacar partido de los mismos: portales web para los viajeros, herramientas de perfiles de viajeros, servicios móviles, asistencia de emergencia y servicios de gestión de riesgos, redes sociales, servicios VIP e integrales y servicios de gestión de los billetes no utilizados.

Por último, mejorar la gestión de los gastos puede reportar ahorros considerables, aumentar el cumplimiento de la política de viajes y reducir el fraude. El 47% de los encargados de viajes señala que las empresas de gestión deberían incluir la gestión de los gastos en sus ofertas.

El estudio se ha realizado entre los meses de septiembre de 2010 y abril de 2011, con encuestas a 2.439 viajeros y organizadores de viajes, junto con 204 gestores de 15 empresas.