MADRID.- Prescindir del papel en las tareas operativas de los hoteles podría reducir una media de hasta un 19% del tiempo dedicado a la gestión de los establecimientos, según datos de “eDocAssistant: El hotel gestionado sin papel”, un estudio que ha probado el software eDocAssistant, desarrollado por el Instituto Tecnológico Hotelero (ITH), Artiem Fresh People Hotels y Altia. Esta solución informática permite leer y procesar automáticamente los diversos documentos que se reciben en el día a día de un hotel.
El software mecaniza y almacena la información generada por otros sistemas vinculados a las operaciones del hotel (reservas, facturas, albaranes, cartas de pago, movimientos bancarios, entre otros), unifica sus formatos para hacerlos más manejables para todos los departamentos del hotel y reduce los costes asociados a introducir, de forma manual, este tipo de información. El estudio se ha llevado a cabo entre enero de 2012 y mayo de 2013 en los tres hoteles de la cadena menorquina Artiem Fresh People Hotels.
La herramienta, desarrollada íntegramente en España, tiene como principales ventajas la maximización de la producción y optimización de procesos, el ahorro de costes, especialmente en material de oficina y fungible, y la reducción del impacto medioambiental. La solución se aloja en la nube, es decir, reside en servidores de Internet desde donde funciona y no en los del propio cliente. Además, la misma es integrable con los programas de gestión hotelera más extendidos.
Artiem Fresh People se ha convertido en la primera cadena española que se gestiona íntegramente sin papel, lo que ha aumentado su productividad y la satisfacción de clientes y empleados. La cadena ha conseguido ahorrar cerca de seis mil horas al año el tiempo dedicado a tareas operativas, lo que equivale a una reducción de costes de 113.000 euros anuales. Además, entre los años 2010 y 2012, la satisfacción del cliente ha aumentado un 4,5% respecto a la puntuación máxima (según datos de Gesthotel), y todos los usuarios del sistema reconocen la mejora sustancial en la productividad y agilidad en sus trabajos, y en la comunicación entre departamentos.
Por otro lado, los establecimientos de Artiem Fresh People Hotels han reducido sus emisiones en 60.000 toneladas de CO2, como consecuencia de dejar de usar 40.000 hojas de papel al año. Además, la cadena ha conseguido ahorrar 4.000 euros al año en fungibles (papel, tinta impresora, sellos, etcétera) y reaprovechar espacios, ya que ha podido suprimir los back office de recepción y reducir 30 metros lineales el espacio de archivo.